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企业协同办公 | 工具篇

发表时间:2020-05-08 11:11

2020年春节前突然爆发的全国性肺炎疫情,把很多人打了个措手不及。很多人不得不临时取消春节的出行计划,改为全民宅家;而疫情的持续影响也让节后企业的正常复工成为一个头疼的问题。当人与人的线下接触需要尽可能地避免时,一些无人化远程操作的技术便登上舞台;其中一个话题便是在员工分散的情况下企业远程办公的技巧。借此机会,我梳理一下企业协同办公的一些工具,能够帮助企业日常办公的规范化,并且具有远程协作的扩展性。当然,一些好的工具能够大大提高工作效率,但是工具也只是“器”,要把工具用好同时需要注意“道、法、术”等其他层面的完善。在此只对工具进行比较讨论,而一些流程、制度等的分析则留给今后。


按照最简单的“人、事二分法”来对企业办公管理进行分类,关键的要素便是人员的团队分组和事件的目标管理。目标管理按照OKR的模式细化到关键结果后成为每个人员的任务,企业通过任务跟踪流程完成既定目标,并对员工进行KPI绩效考评。这一整个过程中出现的办公需求市面上已经存在不少的工具来响应,这里对这些工具进行粗糙的调研及试用,并简述了工具的使用场景案例。


1. 工具比较

  1. 即时通讯工具:微信、企业微信、钉钉、飞书、slack、QQ/TIM

  2. 会议工具:腾讯会议、ZOOM

  3. 文档协作:Notion、石墨文档、WPS云文档、腾讯文档

  4. 任务看板:Trello、Teambition、Worktile、曲奇任务

  5. 文件传输:曲奇云盘、腾讯微云、坚果云、亿方云


1.即时通讯工具:

  • 微信的优点为主流通讯工具,使用频次高;缺点为私人与办公信息容易混淆,文件大小限制以及文件失效。当然也有看到部分企业员工或创始人另外注册一个微信号,作为公司形象推广和客户联络用。

  • 企业微信\钉钉\飞书:三者的功能定位比较接近,都具有企业办公打卡考勤的一些OA功能。不过个人接触到的企业微信的用户似乎并不多,而钉钉相对来说在中小企业里面应用较广,并且经过这一次疫情给一些学生群体服务又做了一次推广。飞书是字节跳动公司出品的产品,各方面功能也比较完善。三个IM软件同样有一些拓展功能,可以部分替代其他的一些办公工具,像音视频会议、日程管理、在线文档协作等。

  • slack的优点是其属于国外成熟产品,但存在网络稳定性风险。

  • QQ/TIM的优点是它支持大文件传输以及屏幕共享等功能,但可能维护工作比较少,并且有发现不同平台之间的功能阉割现像。


结论:综合考虑,选择将会落在钉钉和飞书之间,钉钉与阿里新收购的Teambition会打通(但需要额外收费),飞书软件中存在Trello的接口,并且接入不需额外收费。


2.会议工具:腾讯会议、ZOOM


直接说结论:在疫情期间,这两个工具也经常冒出来,线上开会、线上讲座,当然居多的还是ZOOM软件场景多一些,不过也有人推荐使用腾讯会议,这一点对这两款软件持保留意见,使用后再做选择。同时上面讲到一些IM工具也有视频会议的功能,所以先把IM工具用好,如果不能满足需要再来寻找这些专门的会议工具。


3.文档协作:Notion、石墨文档、WPS云文档、腾讯文档


  • Notion:同样这是一个国外的产品,相对来说使用门槛会比较高,并且可能存在本土化的相互适应过程。

  • 石墨文档:之前零星听到过,在疫情期间也看到了石墨文档的身影。相对比较老牌,在多人同步协作编辑文档上能力比较出众。

  • WPS云文档:之前参加的活动中有采用这个方案进行多人写作编辑进行报名的,不过可能采用这个方案需要把电脑端的办公Office软件都替代掉,动作比较大。

  • 腾讯文档:最先听到这个工具是听说可以采用这个在微信群里面进行信息汇集,而不是采用EXCEL发布后由一个人统一整理,之后应用的话可能也会把它的场景局限在微信层面。


结论:综合考虑,文档写作可能会考虑采用石墨文档。之前采用过onenote进行文档协作,但是存在一些问题,比如同步有时候会出现bug,对word、excel和ppt一些办公场景的支持并不是很好,而且文档不容易导出。相对来说OneNote可能比较适合记录零碎的想法,之后整理后文档化到专门的协作文档平台上面。


4.任务看板:Trello、Teambition、Worktile、曲奇任务


  • Trello:同样是国外的产品,试用了一下,功能比较简洁,但奇怪的是我写这篇推文的时候Trello的网页打不开了,所以也要考虑网络连接的问题(可能是我电脑端缘故,手机上可以打开...)。

  • Teambition/Worktile,这些是国内的任务看板工具,有时候也会被称为国内的“Trello”,对后者了解不多,但是感觉功能应该差不多。试用了前者,界面和Trello比较类似,不过它有一些额外的功能,一方面会增加系统整体操作上的繁琐,但也可能部分功能就是客户想要的,比如说Teambition中集成了亿方云的企业网盘,可能就部分地切中了亿方云客户的心。除了Teambition,这个公司团队还有一些其他的工具,做成了一整个工具套件的感觉,会有一些上手的难度。不过它被阿里巴巴收购了,从产品角度来讲应该也会比较稳定安全一些。

  • 曲奇任务:这个是从校友的推荐得知的产品,不过校友和这个产品存在利益相关,试用了一下,感觉把任务看板里面最精髓的部分提取了出来,去掉了所有不必要的部分。作为企业场景我不选择这个产品的原因是这个目前只支持移动平台,曲奇任务没有网页端和PC端,所以我认为用作个人场景相对来说更加合适一些。


结论:综合考虑,我会在Teambition和Trello之间做选择,Teambition和亿方云和钉钉都能产生交互,就看之后使用中这个交互带来的效率提升了。Trello体验比较简洁高效,并且能和飞书有一些连接,所以也在考虑范围内。


5.文件传输:曲奇云盘、腾讯微云、坚果云、亿方云


  • 曲奇云盘:同样,这个是看到校友在分享和公众号里面的推荐,不过因为放弃了曲奇任务,可能也会一起放弃使用曲奇云盘,企业端或许不是曲奇的目标群体,更适合个人场景的使用。

  • 腾讯微云:没有仔细使用。针对企业应用的开发比较少。

  • 坚果云:好评不少,同样针对企业级的开发较少。

  • 亿方云:相对来说更加专业的企业网盘解决方案,多级的权限管理,能够和Teambition挂钩,不过奇怪的是他们的软件分成了两个版本V1和V2,不知道是战略需要还是开发过程中的插曲。


结论:综合考虑,文件传输层面选择亿方云的解决方案,相对企业自建云来说成本低,和企业内部网络来说则外部网络通达性更好。也考虑过国外的网盘产品,但是网络的速率就必须要重点考虑,国内的产品在安全和稳定性上面会有一些偏见性的担忧,但是既然选择了,就选择相信,并且要做好本地的定期备份措施。


2.使用场景


接下来就采用上面讨论得出的一些工具,说明它们在实际办公工作过程中可以应用的场景。


  • 开会前的材料准备和收集工作,比如多人会议的汇报文件,可以在开会前放入企业云盘中的例会文件夹(亿方云)。

  • 开会中,线下开会或线上开会(IM工具的多人视频通话功能或会议软件),汇报文件从上述的例会文件夹中打开。开会过程中的会议记录和讨论记录可以采用协作文档工具编辑,会议记录保存在协作平台上(石墨文档)。或者之后在企业网盘的例会文件夹也保存一份。

  • 开会后,把会议结论和目标任务分解分配到人员,进入任务看板(Teambition或Trello)进行OKR分配及跟踪。

  • 项目的阶段性成果和完善后的文档文件整理放入企业云盘(亿方云)。

  • 日常工作沟通:与公司外部人员的沟通(微信);内部沟通及工作任务分配(钉钉或飞书)。

  • 注意:企业云盘的本地定期备份。


注:无办公软件利益相关、针对部分阐述部分会受个人经验所限。